امروزه اغلب سازمان ها و ارگان ها، با کوهی از اسناد و مدارک مواجهند که نیاز به یک بایگانی قابل دسترس و ایمن دارند. در چنین شرایطی دیگر بایگانی های سنتی پاسخگوی حجم بالای نیاز پرونده ها نیستند. استفاده از قفسه بایگانی ریلی راهکاری مناسب برای نگهداری پرونده ها و آرشیو کردن آنها محسوب می شود. استفاده از این محصولات مزایای فراوانی دارد که در این مقاله به آنها می پردازیم.
قفسه بایگانی ریلی چیست؟
قفسه بایگانی ریلی، یکی از سیستم های بایگانی است که برای ذخیره و نگهداری منظم مورد استفاده قرار می گیرد. قفسه بایگانی ریلی با هدف محافظت از پرونده ها از گرد و غبار و عوامل خارجی، به لطف واشرهای لاستیکی بین درها، که پشت سر هم روی ریل قرار گرفته اند، تولید می شود. در یک قفسه خارجی، پرونده ها بی نظم شده و همه چیز فضای بیشتری را اشغال می کند. به لطف قفسه بایگانی ریلی اداری که در یک ردیف قرار گرفته است، پرونده های شما فضای زیادی را اشغال نمی کند و حتی می توانید فضاهای کوچک را به اتاق بایگانی بزرگ تبدیل کنید.
نظم دهی بایگانی
با برچسب زدن محفظه ها در کناره ها می توانید قفسه بایگانی ریلی خود را مرتب کرده و از نظر دسترسی راحت تر باشید. به این ترتیب، با مشاهده کنار کابینت ها، می توانید یک فهرست از آنچه در آن محفظه است را ایجاد کنید.
دارای سیستم قفل امنیتی
به این ترتیب، زمان خود را برای یافتن فایل های مورد نظر خود تلف نمی کنید. قفسه بایگانی ریلی معتبرترین روش برای محافظت از پرونده های شما هستند. به لطف سیستم قفل، می توانید از دسترسی به پرونده های محرمانه جلوگیری کنید.
این یک ویژگی مهم است ؛ زیرا فقط افرادی که به آنها اجازه دسترسی می دهید، می توانند پرونده های محرمانه را ببینند. از نظر این ویژگی، قفسه بایگانی ریلی بیشتر در موسساتی مانند بانک ها، بیمارستان ها، موسسات دولتی استفاده می شوند که محرمانه بودن آنها باید به عنوان مبنا در نظر گرفته شود.
به طور معمول سیستم قفل با مواد مقاوم تولید شده و با رنگ پودری الکترواستاتیک تولید شده است. بنابراین، می توانید امنیت را به حداکثر برسانید. با سیستم جداشدنی، می توانید در صورت لزوم مکان آن ها را به راحتی تغییر دهید و محصول خود را با رنگ های مختلف رنگ آمیزی کنید تا با فضای شما سازگار شود.
اسناد خود را راحت تر بیابید
در بسیاری از نقاط، انبوهی از اسناد وجود دارد و اغلب این اسناد باید بایگانی شوند. مخفی گاه های اصلی این اسناد به نام بانک ها، دفاتر دولتی، پست ها، مدارس، بیمارستان ها، کارخانه ها شناخته می شود. به همین دلیل، شما باید قفسه بایگانی ریلی داشته باشید تا اسناد خود را راحت تر بیابید و همزمان کارایی کار خود را افزایش دهید .
شما می توانید با یک سیستم حروف الفبا یا شماره گذاری، قابلیت هایی را به این محصول اضافه کنید. از این سیستم می توانید برای دسترسی آسان تر به پرونده های بایگانی خود در مواقع نیاز استفاده کنید. بنابراین، هم در مصرف انرژی صرفه جویی کرده و هم از اتلاف وقت احتمالی جلوگیری می کنید.
انتخاب بر اساس ابعاد دلخواه
با توجه به نیاز خود می توانید قفسه بایگانی ریلی را انتخاب کنید. با سیستم ریلی، می توانید مدل هایی با کشو با یا بدون درب انتخاب کنید. از نظر ابعاد نیز می توانید آن را در ابعاد دلخواه با توجه به محدوده کاربری یا نیاز خود تهیه کنید.
شما می توانید با انجام یک تحقیق کوتاه در اینترنت، به راحتی تمام جزئیات مربوط به محصولاتی که برای بایگانی مورد نیاز است را ارائه دهید و محیط تجاری سالم تری را ارائه دهید و همچنین می توانید محصول را از طریق سایت های خرید آنلاین تهیه کنید.
طول عمر اسناد شما را افزایش می دهد
قفسه بایگانی ریلی منفعت زیادی برای زندگی انسان ها به همراه دارد. این محصولات طرح های زیبایی برای گردآوری هستند. مزایای زیادی در برابر آشفتگی و گم شدن وسایل ارائه داده و عملکرد بسیار خوبی در محل کار دارند.
در محل های کاری که آرشیو و اسناد جمع آوری می شوند، نگهداری آنها در کنار یکدیگر بسیار مشکل است. قفسه های معمولی مکان مناسبی برای فایل های سند نیستند و باعث سردرگمی و اتلاف وقت می شوند.
قفسه بایگانی ریلی که مخصوص محل کار تولید می شود، یک اختراع بزرگ محسوب می گردد. در لبه این قفسه های بایگانی شده نرده وجود دارد که اخیراً محدوده استفاده خود را گسترش داده اند و این دسته ها و کابینت ها با رفت و برگشت روی ریل باز و بسته می شوند.
استفاده از آنها بسیار آسان است
قفسه بایگانی ریلی بسیار کاربردی هستند با این سیستم کار می کنند و استفاده از آنها بسیار آسان است. کمد بایگانی ریلی نیز از نظر صرفه جویی در زمان مزایای زیادی را به همراه دارد. با بسته شدن درب آنها شلوغی فضا را از بین رفته و باعث می شود که اسناد بتوانند بیشتر نگهداری شوند و عمر بیشتری داشته باشند.
اسناد بیشتری را می توان بایگانی کرد
فایل های بیشتری را می توان در قفسه بایگانی ریلی ذخیره کرد و این یک شیوه ی عالی برای کمبود فضا در محل کار است. علاوه بر این ویژگی های مدرن، از نظر امنیت، نوآوری بزرگی را به همراه دارند. این محصولات از سیستم های پیشرفته تری به جای قفل هایی استفاده کرده که به راحتی باز می شوند و زیبایی را مختل می کنند.
مناطق مناسب استفاده از قفسه بایگانی ریلی
بسیاری از اسناد سالانه امضا شده از کارخانه ها، شرکت ها، هلدینگ ها یا موسسات و سازمان های بزرگ، پرونده های مهم ارسال شده به موسسات یا اسناد مناقصه ای که وارد کرده اند وجود دارد. به همین دلیل، صاحبان شرکت اتاقی را به این اسناد اختصاص داده و یک اتاق بایگانی ایجاد می کنند. به خصوص در دفاتر دولتی، اتاق بایگانی منظم است.
دلیل اش این است که هر سندی که منتشر می شود، در آینده مشکلاتی ایجاد می کند. اسناد را نگه می دارند تا در موسسات مشکلی به وجود نیاید. اگرچه ممکن است فرایند بایگانی کار غیر ضروری به نظر برسد، اما برای آینده بسیار مورد نیاز است.
این رویداد بایگانی به موسسات و سازمانها کمک می کند تا تمام فعالیتهایی را که از گذشته انجام داده اند تا به امروز حفظ کرده و کارهای انجام شده را بدون توجه به تاریخ آن به آسانی به معرض نمایش بگذارند و به پرسنل کمک کنند تا سند مورد نظر را به سند تحویل دهند. در یک نگاه کلی می توان مناطق استفاده از قفسه بایگانی ریلی را اینگونه برشمرد؛
- از آن می توان در همه بخش هایی که نیاز به بایگانی ویژه دارند استفاده کرد ؛
- راه حل های موثر برای بایگانی فایل ارائه می دهد ؛
- برای بایگانی در نهادهای دولتی استفاده می شود ؛
- در سازمان هایی مانند اتاق بازرگانی یا اتاق صنعت بسیار مورد استفاده قرار می گیرد ؛
- به شرکت های خصوصی در بایگانی اسناد کمک می کند.
- از اتلاف وقت جلوگیری می کند
علاوه بر این، از اتلاف وقت و کار جلوگیری کرده و در بسیاری از موارد مانند اسنادی که تکمیل نشده اند و به درستی حذف شده اند، راحتی را برای افراد فراهم می کند.
در واقع قفسه بایگانی ریلی از بیشترین اتلاف وقت جلوگیری می کند. به محض اتمام فرآیند، پرونده ثبت شده، کنار گذاشته شده و به اتاق بایگانی ارسال می گردد. اتاق های بایگانی تبدیل به اتاقی با کابینت های بزرگ و بلند می شوند.
مرتب سازی پرونده ها را آسان می کند
آرشیو کردن با قفسه بایگانی ریلی به طرق مختلف انجام می شود. مرتب سازی به روش های مختلف مانند ترتیب حروف الفبا، شماره گذاری، ترتیب زمانی و تک فایل سیستم واحد انجام می شود. به ترتیب حروف الفبا، نام فایلها به ترتیب حروف الفبا تعیین و مرتب می شوند. با این کار یافتن هرگونه جست و جویی آسان می شود. برای استفاده از سیستم شماره گذاری، فایل های ایجاد شده باید با اعداد جست و جو شوند. اسناد با اعداد ویژه جست و جو شده و با این اعداد بایگانی می شوند. در نتیجه یک اشتباه، تمام فایل های موجود در بایگانی با هم مخلوط شده و زمان زیادی طول می کشد تا اصلاح شود.
به ترتیب زمانی، تاریخ ها بر روی اسناد تهیه شده و ثبت شده و نحوه انجام کار نیز ثبت می شود. این سخت ترین سیستم در بین فرایند بایگانی است. نهادها و سازمان ها برای اسناد تهیه شده در همان تاریخ راه حل هایی پیدا می کنند. سرانجام، تنها مسئله عملیات فایل واحد است. بیشتر در ادارات دولتی استفاده می شود. عناوین فرعی تحت یک موضوع واحد قرار گرفته و به ترتیب مرتب شده اند.
مکانیسم قفسه بایگانی ریلی
به لطف بازوی ساخته شده از قسمت بیرونی و ریل ساخته شده در قسمت پایین، می توانید عمل کشیدن و قرار دادن قفل را به روشی بسیار ساده انجام دهید. در لبه های قفسه بایگانی ریلی اهرمی با ریل وجود دارد. چرخاندن این اهرم یک عمل بسیار ساده بوده و همراه با چرخاندن آن به جلو یا عقب حرکت می کند.
قفسه بایگانی ریلی فلزی
قفسه بایگانی ریلی فلزی این مزیت را دارند که استفاده از آنها در مناطق دارای رطوبت مشکلی ندارد. بنابراین، نه تنها وسایل شما آسیب می بیند، بلکه کابینت های فلزی می توانند سالها در این زمینه بدون هیچ آسیبی به شما کمک کنند.
در این بین، لازم است بدانید که بایگانی بسیاری از اسناد بسیار مهم است و باید به طور سالم در این بایگانی ها نگهداری شود. بنابراین، انتخاب قفسه بایگانی ریلی این مزیت را ایجاد می کند که بتوانید آرشیو بیشتری را نگه دارید .
سیستم بایگانی فشرده
سیستم های قفسه بایگانی ریلی فشرده سیستم هایی هستند که امکان حرکت در فضاهای باریک را فراهم کرده و حداکثر ذخیره سازی را ارائه می دهند. سیستم های دارای بادگیر و ریل مناسب برای بایگانی فایل حداکثر کارایی را در فضاهای کوچک فراهم می کند. قفسه بایگانی ریلی فلزی بهترین روش در سیستم های قفسه بندی انبار بایگانی فشرده است. سیستم های جمع و جور ذخیره سازی بایگانی که از نظر نوع مواد ذخیره شده آسیبی به قفسه ها وارد نمی کنند، برای بایگانی فایل یا کتاب کاملاً مناسب است.
مزایای استفاده از قفسه بایگانی ریلی
قفسه بایگانی ریلی با جابجایی در سیستم های ریلی نصب شده روی زمین، فرصتی مناسب برای ذخیره سازی را ارائه می دهند. دارای قابلیت حرکت دو طرفه به چپ و راست روی ریل است.
این محصولات برای استفاده طولانی مدت بدون فرسودگی و خراب شدن مناسب هستند. سیستم های ذخیره سازی بایگانی فشرده که صرفه جویی قابل توجهی در فضا ایجاد می کنند، دارای محدودیت، سیستم های موبایل و حداکثر کارایی برای موادی هستند که می خواهند بسته نگه داشته شوند ؛ مانند پرونده های خاص و اسناد خصوصی.
سیستم های قفسه بایگانی ریلی در درجه اول سیستم هایی هستند که کمترین هزینه ذخیره سازی را ایجاد می کنند. علاوه بر این، امکان انجام عملیات با بالاترین سرعت چرخش با قفسه های جمع و جور وجود دارد.
علاوه بر این، این امکان را می دهد که یک ساختار منظم در فعالیت های بایگانی شکل بگیرد. با توجه به ساختار عملکردی آنها، عملی و سریع تر کار کمک می کنند. این محصول با گزینه های اختیاری خود به نیازهای مختلف پاسخ می دهد.
سخن پایانی
به طور کلی مزایای سیستم قفسه بایگانی ریلی را می توان حداکثر ذخیره سازی در فضاهای باریک، دسترسی آسان با سیستم های ریلی متحرک، سیستم دارای در و قفل و ظرفیت تحمل وزن بالا در قفسه ها دانست. برای خرید و قیمت قفسه بایگانی ریلی می توانید از محصولات ژاواک ایران بازدید نمایید.